ثانياً: تقرير لجنة التغذية والضيافة
1)- أنجزت لجنة التغذية والضيافة الاعمال التالية:
- شراء عدد (17) سبعة عشر راسا من الغنم لزوم العشاء والسمبوسك
- الاتفاق مع طباخ معروف لتولي الطبخ
- شراء المعجنات والحلويات وخلافه من المحلات المعروفة والاتفاق على تحضيرها ليلة الحفل
- الاتفاق مع سوبر ماركت لتوريد المياه والعصيرات والألبان في ثلاجة تتواجد أمام القاعة حتى نهاية الحفل ويكون الحساب على الكميات المستهلكة فقط
هذا بالإضافة إلى الأعمال الأخرى المتعلقة بالتغذية والضيافة حيث كانت الضيافة على النحو التالي:
(أ)- الرجال:
- سفرة لطف تحتوي على خبز وسمن وعسل وتمور منوعة ولبن منوع وموز ومكسرات وبيتفور مالح وحلو ومعجنات ومياه ومناديل ثم بعد ذلك قدم للضيوف الكبدة والتقاطيع
- العشاء كابلي مع اللحم وعلى السفرة سمبوسك وطرمبة وخمس قوارير ماء ولبن وعصيرات وببسي وسفن أب
(ب)- النساء:
- تجهيز خمسين طاولة للنساء وعل كل طاولة صحنين تمور منوعة وموز وصحن مكسرات وصحنين بيتفور مالح وحلو وصحنين حلويات ومعجنات وقاتوه وخمس قوارير لبن ومثلها ماء وكذلك عصيرات منوعة وثلاجتين بن وشاي وعلبة مناديل
- العشاء كابلي مع اللحم وعلى السفرة سمبوسك وطرمبة وماء ولبن وعصيرات وببسي وسفن أب
- من بعد صلاة المغرب وأثناء الحفل الخطابي وحتى نهاية العرضة والحفل قُدم للضيوف مياه زمزم ومياه شرب باردة وكذلك القهوة والشاي الأحمر والأخضر والمناديل مع الحفاظ على مستوى عالي من النظافة .
ثالثاً: تقرير لجنة الثقافة والإعلام
- إعداد برنامج الحفل وفقراته وتم دعوة مقدمي الحفل ومراجعة الكلمات والقصائد التي ستقدم في الحفل
- دعوة الشعراء حسن الدوسي وخالد وفهد الغنيم لإحياء العرضة بالإضافة لدعوة نقاعة الزيرة بقيادة عبدالرحمن الغامدي
- دعوة دقاقة إسلامية لإحياء حفل النساء
- قامت اللجنة الثقافية بالتعاقد مع شبكة فلاشات الإعلامية لتغطية الحفل بعدد أربع كيمرات فديو(hd) ثابتة ومتحركة ونصب منصة للمسرح ومنبر خطابة وتركيب عدد أربع شاشات عرض (42) بوصة موزعة بين الرجال والنساء مع ست سماعات صوت كبيرة مع مايكات على ان تتم منتَجة الحفل وتقديمه للجنة على (cd)
- تأمين بنر كبير للمسرح وبنر تهنئة وولاء للقيادة الرشيدة وخمسة بنرات ترحيبية واقفة اثنان للنساء وثلاثة للرجال
- إعداد مطوية تحتوي على معلومات عن الوادي والأسر وتوزيعهم على قرى الوادي
- شراء وتجهيز هدايا للأطفال البنين والبنات وتم تأمين أكياس قماش مطبوع عليها اسم المناسبة والتاريخ
رابعاً: تقرير لجنة الاستقبال والتنظيم
- توجيه دعوة رسمية شفوية ومكتوبة باسم أهالي وادي العلي لعدد من الشخصيات من خارج وادي العلي ولعدد من الشخصيات الاعتبارية بوادي العلي لحضور الحفل
- طبع كروت دعوة لحضور الحفل باسم أهالي وادي العلي
تم توجيه دعوة رسمية باسم اهالي وادي العلي لضيوف شرف الحفل كل من:
- سعادة الشيخ سعد بن عبدالله المليص
- فضيلة الشيخ عبدالعزيز بن حنش الزهراني
- سعادة الأستاذ الدكتور هاشم بن بكر حريري
- سعادة الأستاذ سليمان بن عواض الزايدي
كما تم التواصل مع اغلب أهالي الوادي لحثهم على الحضور والمشاركة وتم إعداد مكان الحفل وترتيب الكراسي ومتابعة نصب المسرح ومنصة الخطابة وتركيب البنرات وكل ما يخص الحفل.
وقبل بداية الحفل ونزولاً عن رغبة بعض أهالي وادي العلي رأت اللجنة العامة إتاحة الفرصة لمن يرغب في الدعم المادي للمناسبة ولو بمبلغ رمزي يكون بمثابة إعلان للدعم والمشاركة وقد تم ذلك